Wenn man auch privat digitalisiert, ist quasi „nebenher“ auch einen flexibler Zugriff auf alle Dokumente möglich, vorausgesetzt, diese sind in einem Cloudspeicher, wie beispielsweise One-Drive von Microsoft oder Google-Drive abgelegt. Übrigens bekommt man 1Gigbyte Cloudspeicher bei Google frei und mit jeder Microsoft365 Lizenz. Bei mir ist jetzt alles digital und ich habe vier Empfehlungen für die private Digitalisierung: - Struktur
Fangen Sie mit einer Übersicht an. In welchen Themen gibt es Dokumente. Typisch sind „Ausbildung & Qualifizierung“, Finanzen & Versicherung, Wohnung, etc. Legen Sie Ordner und ggf. Unterordner an, aber Wenige! - Einscannen
Alle relevanten Papierdokumente sollten eingescannt und dann strukturiert abgelegt werden. Alles was eingescannt wird, sollte elektronisch abgelegt werden. Was nicht aus rechtlichen Gründen im Original aufgehoben werden muss, sollte danach weggeschmissen werden; hier die relevanten Fristen. - Ablegen
Legen Sie die eingescannten Dokumente strukturiert als Datei ab (siehe 1.). Verwenden Sie dazu eine einheitliche Bezeichnung. Beispielsweise [DATUM_THEMA_UNTERTHEMA.pdf] und nutzen Sie, wenn vorhanden, ein Texterkennungsprogramm, um bei Bedarf auch nach Stichworten in den gescannten Texten zu suchen. - Zugriff Organisieren
Aus Zugriffs- und Back-Up Gründen sollten Sie entweder einen Cloud-Speicher, wie bei Google, Microsoft, Amazon und vielen anderen erhältlich nutzen, oder eine „Network Attached Storage (NAS)“. |